Trong bối cảnh cần ngăn ngừa sự lây lan của dịch bệnh Covid-19 và thực hiện theo chỉ định “cách ly xã hội” của thủ tướng chính phủ, mọi người sẽ buộc phải hạn chế đi lại và sắp xếp công việc từ xa.
Theo đó, các cuộc họp thông thường tại công ty hay quán xá với đồng nghiệp, khách hàng và nhà cùng cấp sẽ không còn nữa, mà thay vào đó là các cuộc trò chuyện, các buổi họp qua điện thoại hoặc qua mạng (họp online).
Tuy nhiên, không ít người có cảm giác không thoải mái, mất tập trung hay khó giao tiếp hay phát biểu ý kiến khi họp online. Lúc ở công ty, chỉ cần quay sang bên cạnh hay bước tới vị trí của ai đó để nói rõ mình cần gì, còn qua họp online, phải sắp xếp thời gian, nói đi nói lại nhiều lần … đôi lúc thấy thật chậm chạp, trễ nải …
Để thoát khỏi cơn ác mộng đó, đây là 10 cách giúp bạn tăng hiệu quả khi họp online (cơ bản, dễ dàng, không tốn kém):
1. Gọi Video
Họp online sẽ khí thế và thân mật hơn khi mọi người có thể nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của nhau thay vì chỉ nghe giọng nói và nhìn avatar.Ngoài ra, việc này còn giúp mọi người biết được người nghe hưởng ứng như thế nào với các nội dung được thảo luận.
Chất lượng video call còn phụ thuộc vào tốc độ đường truyền internet nhà bạn hay đối tác. Nếu mạng chậm quá, thì bạn nên gọi Audio nói chuyện cho tiện. Tuy nhiên, cả nhóm cần ưu tiên gọi video nhìn thấy mặt qua Webcam.
Các công cụ Video Meeting phổ biến nhất hiện nay là Zoom, Skype và GoToMeeting – cực kỳ thân thiện với người dùng và giúp bạn thiết lập cuộc họp nhanh chóng với các đồng nghiệp, đối tác của mình.
2. Cài đặt đầy đủ phần mềm họp
9:00 AM bắt đầu nhưng cuộc họp phải trì hoãn 15 phút vì mọi người cần tải xuống phần mềm, không thể mở video, không nghe thấy âm thanh, v.v. Trước buổi họp online, tất cả người tham gia nên kiểm tra trước công cụ họp, đảm bảo mình đã biết cách sử dụng và phần mềm họp còn hạn sử dụng. Có một số người đinh ninh là mình có sẵn phần mềm rồi, đến lúc mở lên thì phải chờ cập nhật bản mới, rất mất thời gian của tập thể.Và hãy nhớ rằng, các cuộc trò chuyện của nhà cung cấp hoặc khách hàng khác nhau có thể yêu cầu nhóm của bạn làm quen với các gói phần mềm khác nhau, vì thế, hãy hỏi và cài đặt trước.
3. Bám sát mục tiêu cuộc họp
Khi gửi lịch họp, hãy đặt mục tiêu rõ ràng và email cho mọi người biết nội dung cuộc họp và các tài liệu cần mọi người xem trước (nếu có).Trong quá trình họp, đặt quy tắc cơ bản cho cuộc họp, ai dẫn họp, thời gian nghỉ giải lao, tổng kết những việc cần làm sau sau mỗi phần và ở cuối cuộc họp.
4. Trình bày ngắn gọn, súc tích, có minh hoạ
Điều tồi tệ hơn một bài diễn thuyết dài là ‘một bài diễn thuyết dài trong cuộc họp online’. Các thông tin cơ bản cần được cung cấp trước. Nếu ai đó trình bày, cần chia sẻ súc tích dễ hiểu nhất có thể, cắt giảm những chi tiết không cần thiết.Hãy sử dụng chia sẻ màn hình, hình minh hoạ để dẫn dắt cuộc trò chuyện, như vậy mới giúp mọi người hiểu vấn đề giống nhau. “Một tấm hình bằng một ngàn câu chữ”
5. Chơi “Ice Breaker”
Đơn giản là để tạo không khí ấm cúng gần gũi hơn cho tất cả mọi người trong cuộc họp, tranh thủ thời gian hỏi thăm sức khoẻ, cập nhật chung cho nhau tình hình thế sự Việt Nam, thế giới trong vài giây.Đặc biệt, hỏi thăm đồng nghiệp trong trường hợp họ hay người thân có bị dính F mấy virus hay không để đồng nghiệp đối tác còn biết phòng thân hay đi cách ly.
6. Chỉ định người dẫn dắt cuộc họp
Họp online dễ bị lộn xộn và khó quản lý hơn họp cùng nhau ở phòng họp thật. Sẽ rất hữu ích nếu như có ai đó xung phong hoặc được bầu làm người dẫn dắt cuộc họp, đảm bảo kéo mọi người vào bờ khi họ bơi đi quá xa, và giúp người khác tập trung hơn vào nội dung.Người điều phối cùng có thể giải quyết các câu hỏi cơ bản về công nghệ đang được sử dụng.
7. Gọi tên lẫn nhau
Nghe hơi buồn cười nhưng điều này giống giống giáo viên thi thoảng gọi tên xem học sinh phát biểu có chú ý tời bài giảng không vậy đó.Việc gọi tên sẽ đảm bảo mọi người tập trung lắng nghe, trao đổi, và các thành phần ít giao tiếp, ngại phát biểu được bày tỏ ý kiến của mình.
8. Thu thập ý kiến phản hồi ngay trong họp
Nếu cần tổng hợp ý kiến của mọi người về các chủ đề thảo luận, chúng ta có thể sử dụng thêm các công cụ khảo sát, thăm dò ý kiến (ví dụ: Poll Everywhere). Hoạt động này nên được giới thiệu ở đầu buổi họp và tách biệt, tránh làm gián đoạn các phần chính.Lưu ý, cần hướng dẫn trước cho mọi người về cách sử dụng các công cụ đó.
9. Đừng sợ trao đổi các vấn đề khó giải quyết
Họp online riết mọi người sẽ quen và thoải mái hơn. Nếu gặp vấn đề khó khăn, hãy mạnh dạn phát biểu. Bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả.Sau các buổi họp hãy chia sẻ trải nghiệm và cùng mọi người rút kinh nghiệm để các buổi họp tiếp theo tốt hơn.
[the_ad id=”6424″]
10. Một số công cụ họp online phổ biến
Những tools tốt nhất cho meeting online miễn phí:- Zoom
- Hangout
- Microsoft Team
- Skype
- Whereby (free One-on-one)
- Teamviewer (remote tool)